Как известно, по нормам Трудового кодекса каждый сотрудник компании имеет право на ежегодный отпуск. Соответственно, работодатель имеет обязанность этот отпуск сотруднику предоставить. Каждому работнику гарантировано не менее 28 календарных дней ежегодного основного отпуска. Некоторые категории работников имеют право также на дополнительный отпуск. В их число входят «вредники», те, чей рабочий день ненормирован, а также некоторые другие работники.
Когда работник может претендовать на свой первый отпуск?
Чтобы заработать право на него, нужно трудиться не менее 6 месяцев. Хотя в ряде случаев законодательство предусматривает и отклонение от этой нормы. Так, до истечения 6-ти месяцев непрерывной работы оплачиваемый отпуск по заявлению работника должен быть предоставлен женщинам - перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него, несовершеннолетним работникам, работникам, усыновившим ребенка в возрасте до 3-ех месяцев, а также в ряде других, предусмотренных федеральным законодательство, случаях.
Допустим, сотрудник уже отработал на благо компании достаточно времени, чтобы начать мечтать об отпуске.
Осталось определится с датой
Согласитесь, что это очень даже неплохо, когда желания одного субъекта трудовых отношений совпадают с возможностями другого. Однако существует множество примеров, когда работник рассчитывает на отпуск в июле, полагая провести эти заветные 28 дней где-нибудь на пляже в Краснодарском крае, а работодатель намерен предоставить работнику отпуск только в декабре, полагая, что снег, лыжи и санки ничем не хуже пляжа, моря и песка.
Чтобы как можно меньше было таких спорных вопросов, а работники, отстаивая свои права, не жаловались на работодателя, последнему необходимо, следуя «заветам» Трудового кодекса, составить график отпусков. И хотя это вряд ли избавит его от недовольства работников, которым вместо теплого лета может быть предложено отдохнуть холодной зимой, но, тем не менее, не оставит работникам шанса на предъявление претензий в нарушении их трудовых прав.
Утвердить этот график работодатель должен как минимум за 2 недели до начала календарного года, то есть график отпусков на 2012 год должен был быть готов 17 декабря 2011 года. А в вашей компании такой график есть?
Отмечу, что согласно статье 123 ТК РФ установление очередности отпусков - прерогатива работодателя, учитывать пожелания работников он не обязан, хотя, конечно же, никто не запрещает ему это делать.А вот учесть мнение выборного органа первичной профсоюзной организации работодатель должен обязательно. Только вот много ли в современной России фирм, где существуют профсоюзные организации?
Итак, график () составлен и утвержден. Тут стоит отметить, что соблюдение графика отпусков - это обязанность как работников, так и работодателя.
Однако ничто не мешает этим двум сторонам трудовых отношений в случае достижения консенсуса изменить дату начала отпуска, а также разделить его на части (одна из которых не может быть менее 14 дней). Законодатель также предусмотрел случаи, при которых работник имеет право требовать у работодателя предоставить ему отпуск в строго определенное время. К такой категории работников относятся, в частности, кроме вышеназванных женщин, собирающихся в отпуск по беременности или же только что вернувшихся оттуда, и их мужьях, которым отпуск предоставляется в период нахождения жены в отпуске по беременности и родам. В данном случае также не важно, сколько этот сотрудник проработал в компании. Совместителям отпуск должен быть предоставлен одновременно с отпуском по основной работе (статья 286 ТК РФ).
Работодатель обязан не только упорядочить «походы» сотрудников в отпуск (с помощью графика), но и напомнить работнику о приближении заветного часа «икс». Не позднее чем за 2 недели до начала отпуска работодатель в письменном виде под роспись уведомляет работника о начале предстоящего отпуска. Причем не обязательно для этой цели использовать отдельный бланк, достаточно просто за 2 недели издать приказ об отпуске (), который одновременно будет служить уведомлением.
Итак, заполняем форму Т-6.
В нашем примере сотрудник согласно графику отпусков должен отправиться в отпуск 30 января 2012 года на 28 дней. Напомню, что согласно статье 120 ТК РФ праздничные дни (в данном примере это 23 февраля) в число дней отпуска не включаются. Таким образом, отпуск сотрудника продлится по 27 февраля 2012 года. Это мы и отразим в бланке приказа.
Кроме того, необходимо также иметь в виду, что ежегодный отпуск предоставляется за рабочий год, который для каждого сотрудника индивидуален. Период, за который дается отпуск, также нужно отразить в приказе. В ряде случаев продолжительность этого периода превышает 1 год, так как согласно статье 121 ТК РФ в стаж, дающий право на отпуск, не включается, в частности, время нахождения в отпуске по уходу за ребенком, дни, которые сотрудник прогулял без уважительной причины, а также отпуска без сохранения заработной платы, превышающие 14 календарных дней в течение одного рабочего года.
В нашем примере сотрудник был принят на работу 1 февраля 2011 года. В 2011 году он находился в отпуске без сохранения заработной платы в период с 01.07.2011 по 31.07.2011. Таким образом, 17 дней из 31 в стаж, дающий право на отпуск, включены не будут. Период, за который ему предоставлен отпуск: с 01.02.2011 по 17.02.2012. Следующий рабочий год этого сотрудника будет уже отсчитываться с 18.02.2012.
Сотрудника необходимо ознакомить с приказом, а также рассчитать отпускные и выплатить их как минимум за 3 дня до начала отпуска. В нашем примере, когда начало отпуска приходится на 30 января, сотрудник должен получить отпускные 27 января. Если работодатель по каким-то причинам просрочил выплату, то он обязан начислить и выплатить компенсацию в размере не ниже 1/300 ставки рефинансирования ЦБ за каждый день просрочки (статья 236 ТК РФ).
Кроме того, не стоит забывать, что Трудовой кодекс разрешает сотруднику перенести отпуск на другое время в случае, если работодатель не выплатил отпускные в установленный срок или поздно предупредил сотрудника о начале отпуска.
Разберемся, как правильно отправить сотрудника в основной ежегодный оплачиваемый отпуск без ущерба деятельности фирмы и здоровым отношениям в коллективе. Надо знать, что право на ежегодный оплачиваемый отпуск имеют все сотрудники, непрерывно проработавшие в организации полгода. При этом:
- женщины, желающие взять отпуск перед уходом в декрет или непосредственно после выхода из него, могут сделать это и до истечения этого срока;
- несовершеннолетние сотрудники также могут не дожидаться, пока пройдет шесть месяцев с момента начала их работы в компании, и запросить отпуск раньше;
- на льготных условиях и усыновители ребенка в возрасте до трех месяцев.
Кстати, работники в возрасте до 18 лет имеют право на удлиненный отпуск в 31 календарный день в любое удобное для них время (стандартный ежегодный оплачиваемый отпуск составляет 28 дней). При подборе кадров надо учесть, что труд несовершеннолетних повлечет большие издержки.
Составление графика отпусков
Оплачиваемый отпуск за второй и последующий годы работы предоставляется в любое время года, но в соответствии с очередностью. Многие работодатели пренебрегают составлением плана отпусков и относятся к этому формально, лишь бы написать, хотя бы примерно. Но на деле получается, что летом люди уходят в отпуск целыми отделами, и работоспособность предприятия снижается. Именно поэтому надо знать, что работодатель вправе отказать сотруднику в отпуске, если это обусловлено производственной необходимостью. Нужно только помнить, что график отпусков обязателен к исполнению как работодателем, так и сотрудником, то есть, заранее разрешив работнику отдохнуть в определенный промежуток времени, отказать потом будет сложно. К тому же правило графиков не распространяется на льготные категории сотрудников, приведенные выше, а также на:
- мужей, чьи жены находятся в отпуске по беременности и родам;
- супругов военнослужащих, которые также могут брать отпуск в любое время, чтобы совпасть со своими мужьями и женами;
- совместителей, которые также имеют особое право на отпуск в любое время, чтобы он совпал с отдыхом по основному месту работы.
Можно ли отозвать работника из отпуска?
По ТК отозвать работника из отпуска, конечно, можно, но только с его согласия. И нужно быть готовым, что отпуск ему потом придется предоставить по первому требованию в течение года. Но опять же несовершеннолетних и беременных от отдыха отрывать нельзя ни при каких условиях, придется справляться с рабочими проблемами без участия этих категорий сотрудников в их отсутствие.
Выплачивается ли компенсация за неиспользованный отпуск?
Денежная компенсация за неотгуленный отпуск при увольнении работника обязательна. Или же можно оформить оплачиваемый отпуск с последующим увольнением, правда, только если сам сотрудник этого пожелает и напишет письменное заявление.
Как рассчитать отпускные сотрудника?
И наконец, финансовая составляющая вопроса — расчет отпускных. Обычно он производится по следующему принципу: заработок сотрудника за последний год суммируется, а затем делится на 12 (месяцев) и еще на 29,4 (среднее число календарных дней), а полученная цифра умножается на количество отпускных дней.
Мы рассмотрели самые сложные вопросы о том, как отправить сотрудника в отпуск. Например, когда может уйди в отпуск новый сотрудник, или как рассчитать отпускные новичку.
Как отправить сотрудника в отпуск в сложных ситуациях
Отпуск положен работнику, с которым хозяйство подписало трудовой договор. Причем срок его действия не важен. Так что сотрудникам на срочном контракте отпуск тоже предоставляйте.
Новый работник вправе взять отпуск через шесть месяцев после того, как устроился -статья 122 ТК РФ. Но компания может дать его и раньше - по договоренности.
Нельзя отказать женщинам перед декретом или непосредственно после него, сотрудникам до 18 лет (ст. 122 ТК РФ). Досрочный отпуск может оформить муж в период декрета жены. Это следует из статьи 123 ТК РФ.
Каким образом уведомить сотрудника об отпуске
Сроки отпуска на текущий год фиксируют в специальном графике. Его обязана составлять каждая компания. И не позже двух недель до нового года. Если сотрудник идет в отпуск по графику, его письменно информируют о начале отдыха. Сообщение направляют персонально отпускнику. Сделать это надо не позже чем за две недели до начала отдыха (ст. 123 ТК РФ). В уведомлении прописывают его номер и дату, название организации, должность и Ф.И.О. работника. Заверьте документ подписью руководителя. Сотрудник тоже должен в нем расписаться. Это свидетельство, что он ознакомился с бумагой. Уведомлять сотрудника не придется, если он написал на отпуск заявление. Например, когда отдых не по графику.
Как рассчитать отпускные и как отправить сотрудника в отпуск
Средний дневной заработок для оплаты отпусков определяют за последние 12 календарных месяцев. Например, работник пойдет в отпуск с 25 апреля 2016 года. Тогда расчетный период - с 1 апреля 2015 года по 31 марта 2016 года.
В хозяйстве могут применять иной расчетный период. Но только если это не снижает размер отпускных (ч. 6 ст. 139 ТК РФ). Тогда бухгалтеру придется дважды считать средний заработок - по общим и собственным правилам, чтобы сравнить результат.
В расчет среднего заработка включают (п. 2 Положения):
- зарплату;
- надбавки и доплаты;
- выплаты, связанные с условиями труда. Например, районные коэффициенты, компенсации за тяжелую, вредную и сверхурочную работу;
- премии и вознаграждения, предусмотренные системой оплаты труда.
Стимулирующие суммы, которые не входят в оплату труда, при расчете не учитывают.
Пример 1
Расчет отпускных, если сотрудник трудился весь год без пропусков.
С 20 июня 2016 года работник идет в отпуск на 28 календарных дней. Расчетный период - с 1 июня 2015 года по 31 мая 2016 года. Оклад сотрудника - 16 000 руб. в месяц. Средний дневной заработок равен:
16 000 руб. × 12 мес. : (12 мес. × 29,3 дн.) = 546,08 руб.
где 29,3 - среднемесячное число календарных дней, которое берут для расчета среднедневного заработка.
Отпускные составят:
546,08 руб. × 28 дн. = 15 290 руб.
А если в расчетном периоде работник болел, находился в командировке или отпуске? Это время и полученные за него суммы в расчет не включают - пункт 5 Положения.
Может получиться, что в расчетном периоде человек отработал всего несколько месяцев или даже несколько дней. Тогда среднедневной заработок считают исходя из начисленной зарплаты за эти периоды.
Чтобы определить количество календарных дней в неполном месяце, 29,3 разделите на число дней в этом месяце - 28, 29, 30 или 31. Получается четыре коэффициента:
- 1,046 для февраля;
- 1,010 для февраля в високосный год;
- 0,977 для апреля, июня, сентября и ноября;
- 0,945 для января, марта, мая, июля, августа, октября и декабря.
Нужный коэффициент умножьте на количество календарных дней, отработанных в данном месяце.
Пример 2
Подсчет отпускных, если в расчетном периоде человек отработал не все дни.
Используем данные предыдущего примера. Но предположим, что в марте 2016 года работник 14 календарных дней болел - с 18-го по 31-е. Следовательно, в марте он отработал только 17 календарных дней (31 - 14). Оклад - 10 000 руб. За март сотруднику начислили зарплату в размере 6000 руб. Расчетное количество дней в марте:
0,945 × 17 дн. = 16,07 дн.
Средний дневной заработок составит:
(10 000 руб. × 11 мес. + 6000 руб.) : (29,3 дн. × 11 мес. + 16,07 дн.) = 342,82 руб.
Отпускные:
342,82 руб. × 28 дн. = 9598,96 руб.
Разберемся, как отправить сотрудника в отпуск и как рассчитать отпускные человеку, который отработал в организации всего несколько дней. Обратимся к пункту 7 Положения: для среднего заработка берут начисленную зарплату за отработанные дни.
Пример 3
Расчет отпускных новому сотруднику.
Работника зачислили в штат 6 июля 2016 года. Его оклад - 25 000 руб. С 13 июля ему предоставляют учебный отпуск на 20 календарных дней.
За отработанное до отпуска рабочее время (пять дней) ему начислят:
25 000 руб. : 22 дн. × 5 дн. = 5681,82 руб.
На отработанное время приходится семь календарных дней (пять рабочих + два выходных). Переведем количество отработанных рабочих дней в календарные:
31 дн. : 29,3 дн. × 7 дн. = 7,41 дн.
Размер отпускных:
5681,82 руб. : 7,41 дн. × 20 дн. = 15 335,50 руб.
Как учитывать при расчете премии
При расчете отпускных премию учитывают целиком, если ее начислили за месяцы расчетного периода. Основание - пункт 15 Положения. Если премию выплатили за месяцы, которые в расчетный период не вошли, ее надо распределять. Это делают пропорционально времени, отработанному в расчетном периоде.
Пример 4
Как учесть в расчете премию и как отправить сотрудника в отпуск, разберемся на примере.
Оклад работника 25 000 руб. С 6 июня 2016 года сотрудник идет в отпуск. Расчетный период - с 1 июня 2015 года по 31 мая 2016 года. За это время ему начисляли премии:
- ежемесячные по 40 процентов от оклада - 10 000 руб. (25 000 руб. × 40%);
- 2000 руб. в честь 23 февраля;
- по 5000 руб. в мае и октябре за успешное проведение посевной и уборочной;
- 10 000 руб. в октябре в связи с 10-летним юбилеем сельскохозяйственной компании.
Премии в честь Дня защитника Отечества и в связи с юбилеем компании в расчет не берите. Остальные суммы учитывайте в полном размере. Данные мы привели в таблице (см. ниже).
Тогда размер отпускных:
(300 000 руб. + 130 000 руб.) : (12 мес. × 29, з дн.) × 28 дн. = 34 243,46 руб.
Выплаты работнику, которые включают в расчет (таблица)
|
Месяцы расчетного периода |
Заработок (руб.) |
Премии (руб.) |
|---|---|---|
|
2015 год |
||
|
Сентябрь |
||
|
2016 год |
||
|
Всего |
||
Действующее законодательство гарантирует всем трудящимся ежегодный длительный отпуск. Помимо того, что он оплачивается работодателем, при его использовании за работниками сохраняются рабочие места, размеры оклады и иные рабочие условия. Порядок предоставления, оформления, оплаты отпусков регламентирован Трудовым кодексом РФ.
Для новых сотрудников действуют некоторые отличия и ограничения в предоставлении основных отпусков. Причем они касаются как обычных работников, так и отдельных категорий персонала.
Обязанность за соблюдение порядка предоставления отпусков возложена на работодателей. Поэтому его важно знать и строго придерживаться. За нарушение предусмотрена административная ответственность и иные виды наказаний.
Нормы Трудового кодекса
Права граждан на отдых на новой работе защищает трудовое законодательство. Статьей 122 установлено, что первый оплачиваемый отпускной период положен работнику спустя 6 месяцев непрерывного сотрудничества с работодателем. Он может подать заявление на отпуск на 7 рабочем месяце. В соответствии со ст. 115 общая продолжительность отдыха – 28 дней.
С одобрения работодателя первый отпуск может быть предоставлен и ранее полугода работы.
- граждане, не достигшие возраста 18 лет;
- сотрудницы, находящиеся в ожидании появления ребенка;
- работники, усыновившие детей возрастом младше 3 месяцев;
- иной персонал, имеющий привилегии, предоставленные федеральными законами (ветераны, супруги военнослужащих, совместители и пр.).
Внимание! Обозначенным категориям сотрудников отпуск дается по личным заявлениям с указанием и официальным подтверждением наличия прав на преждевременный отдых. Работодатель не имеет права на отказ даже в случае острой производственной необходимости в них.
Некоторые работодатели склоняются к тому, что через полгода работы отпуск следует брать частично. Однако, такая позиция является заблуждением.
Проработав у нового работодателя 6 месяцев, специалист получает полное право на все виды отдыха, предусмотренные :
- основной ежегодный;
- дополнительный;
- удлиненный и др.
Российское законодательство разрешает давать отпуска авансом в первом рабочем году. При увольнении сотрудника раньше отработанного времени, по которому отдых уже предоставлен, допускается удержание выплаченных отпускных (ст. 137 ТК РФ). Расчет производится по правилу статьи 138 ТК, устанавливающей максимальное удержание заработка в размере 20%.
Важно знать! Исключительный случай расчета продолжительности первого отпускного периода – дополнительный отпуск, который предоставляется при работе с вредными или опасными условиями. Его необходимо оформлять пропорционально фактически отработанному времени (ст. 121 ТК РФ).
Для определения очередности отпускных периодов работодатели ведут специальные графики. Порядок составления очередного графика отпусков на предстоящий год установлен ст. 123 ТК РФ. Документ оформляется, согласуется и утверждается за две недели до конца текущего календарного года.
Как быть с новыми сотрудниками, если график отпусков уже составлен? Никаких ограничений ни для работника, ни для работодателя в такой ситуации нет. Задним числом график отпусков не корректируется. По письменному заявлению нового сотрудника ему предоставляется первый отпуск в положенное по закону время, если сторонами трудовых отношений не определено иных договоренностей.
Внимание! Трудовой кодекс не запрещает корректировку основного графика отпусков в течение года. Для этого отдел кадров готовит дополнительный график, согласуемый с сотрудниками, профсоюзом организации и утверждаемый руководителем в обычном порядке.
Оформление отпускного периода на первом году занятости не отличается от других лет.
Порядок следующий:
- Написание сотрудником заявления.
- Утверждение заявления руководителем и издание приказа (форма Т-6).
- Расчет отпускных с внесением сведений в и .
Расчет отпускных осуществляется по среднему заработку за предшествующий год. В случае с новым сотрудником, не отработавшим 12 месяцев, для вычисления принимается заработная плата за фактически отработанное время с начала его работы до месяца, в котором подано заявление. Таким же образом рассчитывается средний заработок и определяется расчетный период.
Когда положен первый отпуск после устройства на работу
На новом месте работы отпуск полагается с первого года (ч. 1 ст. 122 ТК РФ). Каждый подчиненный вне зависимости от продолжительности сотрудничества с работодателем имеет право на получение отпускных дней ежегодно. Следовательно, у работников есть все законные основания на требование отпуска в новой организации в первый год своей работы.
Право на отпуск имеют все сотрудники, работающие по трудовым договорам. Условия отдыха работников, трудящихся по , определяются сторонами самостоятельно. К таким соглашениям относятся договоры подряда, оказания возмездных услуг и некоторые иные.
Отпуск представляет собой непрерывный период отдыха работника продолжительностью в несколько дней с сохранением за отпускником рабочего места на предприятии, оклада и прочих условий труда.
По общему правилу первый отпуск после устройства на работу полагается через 6 месяцев труда у нового работодателя (ч. 2 ст. 122 ТК РФ). О конкретном моменте его предоставления законодательство не говорит. Следовательно, заявить о праве на отпуск можно сразу спустя полгода работы или позже, в удобное время до истечения календарного года.
Если ежегодный оплачиваемый отпуск не использовался, то работодатель должен возместить его материально. Несмотря на то, что порядок предоставления отдыха работникам регламентируется законом, не лишним будет его отражение в трудовом соглашении. Все работодатели обязаны давать сотрудникам отпуск спустя полгода работы. Отказать в этом они не могут.
Можно ли уйти раньше срока
Трудовой кодекс определяет, что работодатель вправе дать отпуск раньше, установленного срока (ч. 2 ст. 122). Такое решение он принимает самостоятельно. Законных оснований для выхода обычного сотрудника, не отработавшего полгода, нет. Исключением являются категории персонала, названные в ч. 3 ст. 122.
Новый работник имеет право на досрочный отпуск, к примеру, если он:
- не достиг совершеннолетия;
- усыновил грудного ребенка (не старше 3-х месяцев);
- является беременной женщиной (перед отпуском, связанным с этим событием или сразу за ним).
Имеются и иные исключительные случаи, определенные федеральным законодательством.
Очередность отдыха
Периодичность отпускных периодов на предприятии устанавливается графиком отпусков. Документ оформляется ежегодно за 2 недели до нового года (ст. 123 ТК РФ). Для работников, не отработавших полгода, отпуска планируются на следующий год или вносятся изменения в текущий график.
По общему правилу каждый работник имеет полное право на получение основного отпуска каждый год. Использовать его он может спустя полгода работы. В связи с этим отпускной период, полагающийся по закону, может разбиваться на части, одна из которых не должна быть менее 14 дней.
Длительность
Продолжительность первого отпуска на новой работе зависит от момента, когда работник пожелал его взять. Трудовым кодексом в таком случае предоставляется право на оплачиваемый отдых в полном объеме при условии отработки 6 месяцев. Причем данный срок работы должен быть непрерывным.
Важно понимать, что уходить в отпуск по прошествии полугода не обязательно. Отпуск нового сотрудника на ежегодный отдых – это право работодателя, а не обязанность. Он может отказать в предоставлении отпуска, если имеется производственная необходимость в специалисте.
Свое право на основной оплачиваемый отпуск работник должен реализовать в течение года. Проконтролировать это обязан работодатель. По закону, если отчетный период заканчивается, он должен отправить в отпуск сотрудника, еще не уходившего на отдых. За неиспользованные отпуска ответственность несут работодатели.
Работник, в свою очередь, может отказаться от отпуска и попросить его замену денежной компенсацией. Данный вопрос решается по согласованию сторон трудовых отношений. Подчиненный имеет возможность использовать такое право только раз в два года. Отказываться от основного отпуска два, три года и более лет подряд запрещено.
По общему правилу общая длительность ежегодного отпускного периода – 28 календарных дней.
- работающие при опасных или тяжелых условиях;
- сотрудники детских садов, учреждений основного, средне-специального и высшего образования;
- несовершеннолетние работники;
- трудящиеся ненормированными днями.
Возможны и другие случаи предоставления дополнительных дней, предусмотренные федеральными законами или локальными актами.
Работодатель дает свое согласие на уход работника в отпуск, если у него имеется замена другим специалистом или он может обойтись временно без него. Если специалист отработал 6 месяцев, он может получить отпускные дни авансом, т.е. большим объемом, нежели он фактически заработал. Раньше о такой возможности речи быть не может.
Естественно, работодатели стараются избегать подобных привилегий, поскольку риск того, что сотрудник не вернется, получив оплату наперед, очень высок.
Для защиты работодателя законом предусмотрена возможность взыскания с подчиненного задолженности за использованные, оплаченные, но не отработанные отпускные дни. Но ограничение размера взыскания в 20% заработка не гарантирует полной компенсации понесенного ущерба.
Порядок оформления и оплаты в 2019 году
Официальным локальным документом организации, регулирующим порядок выхода работников в отпуска, является график отпусков. Он способствует соблюдению эффективной работы предприятия и недопущению пропусков законного отдыха. Ведь обязанность по контролю за использованием отпускных дней персоналом возложена на работодателей.
Оформление графика производится ежегодно за две недели до окончания года (ст. 123 ТК РФ). Следовательно, в 2019 году последний день его подписания – 17 декабря. На предприятии, имеющем профсоюзный орган, обязателен учет его мнения при составлении документа. При необходимости перенесения отпускных дней требуется согласование изменений с сотрудниками, которых они касаются.
Внимание! Работодатель обязан давать каждому сотруднику отпуск в летнее время как минимум один раз в четыре года.
Если на момент составления графика отпусков в организации имеются сотрудники, не проработавшие полгода, необходимо спланировать время, когда им можно будет предоставить обязательный отдых после трудоустройства на следующий календарный год.
Если работник имеет право на использование первого отпуска раньше полугодовой отработки и изъявил желание им воспользоваться, необходимо включить его отдых в общий график.
Поскольку первый отпуск после устройства на работу можно брать в полном объеме, то расчет осуществляется на основе количества дней необходимых отпускнику. Оплата производится после уведомления сотрудника и до наступления первого дня отпуска. На предприятии издается приказ, содержащий сведения о количестве предоставляемых отпускных дней, их дат. Отпускник должен ознакомиться с ним под роспись.
Если нет возможности ознакомления сотрудника с приказом лично, ему отправляется специальное уведомление.
Сумма отпускных выплат рассчитывается бухгалтерией на основе среднего заработка за последний год работы. В расчете допускается использование предшествующих трех рабочих месяцев. В заработок включается не только основная зарплата, но и все премиальные выплаты, вознаграждения, надбавки.
Весь заработок отпускника разделяется на необходимое количество месяцев (12 или 3) и делится на 29,6 – среднемесячное количество календарных дней, установленное законом. Общая сумма определяется умножением числа предоставляемых отпускных дней на среднесуточный заработок.
Аналогичным образом рассчитывается денежная компенсация за неиспользованный ежегодный отдых в случае отказа работника или его увольнения. Для получения компенсации необходимо оформление заявления.
Трудовой кодекс обязывает работодателей перечислять отпускные выплаты за три дня до фактического начала отпускного периода (ст. 136). Если последний день выпадает на выходную дату, перечисление необходимо произвести заранее. Переносить выплату на последующий рабочий день запрещается. За нарушение данных правил работодатель несет административную ответственность.
В случае нарушения работодателем сроков выплаты отпускных, подчиненный вправе отказаться от отпуска и взять его любое иное время по своему усмотрению.
Помимо выплаты отпускных, предприятие должно осуществить пенсионные и налоговые отчисления по ним. Для их перечисления бухгалтерия оформляет платежные поручения. По закону все суммы должны быть переведены в государственные органы в день выплаты отпускных.
Приближается пора отпусков. О том, кто имеет право на отпуск, какова его продолжительность, как рассчитать отпускные и отразить их в учете, расскажет наша статья.
Как оформить отпуск
Кто имеет право пойти в отпуск
Оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. За первый год работы отпуск предоставляется сотрудникам, которые отработали на предприятии без перерыва более шести месяцев. По соглашению между директором организации и работником отпуск может быть предоставлен и раньше этого срока.Некоторые работники по закону могут пойти в отпуск и до истечения шести месяцев работы. Это право предоставляется женщинам перед отпуском по беременности и родам или сразу после него, несовершеннолетним и другим работникам.Отпуск за второй и последующие годы работы сотрудник может взять в любое время года в соответствии с графиком отпусков. Его составляют не позднее чем за две недели до начала года по форме, утвержденной постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 № 26.Продолжительность отпуска
Минимальная продолжительность ежегодного отпуска составляет 28 календарных дней. Однако отдельным категориям работников помимо основного полагается дополнительный отпуск. Кроме того, предприятия сами могут предоставлять дополнительные отпуска своим сотрудникам. Это должно быть предусмотрено в коллективном договоре. По соглашению между работником и дирекцией отпуск можно разделить на части. При этом хотя бы одна из них должна быть не менее 14 календарных дней.Часть отпуска сверх 28 календарных дней можно заменить денежной компенсацией. При этом Трудовой кодекс не запрещает выдавать компенсацию за отпуска, не использованные в предыдущие годы.Таким образом, можно выплатить компенсацию как за все дни отпуска, не использованного в прошлом году, так и за разницу, превышающую 28 календарных дней в текущем году.Как написать заявление
Отпуск работнику предоставляется в соответствии с его заявлением. Его пишут на имя директора предприятия в произвольной форме. Оно, например, может выглядеть так:После составления заявления его подписывает руководитель организации.
Как оформить приказ
На основании заявления издается приказ о предоставлении отпуска по специальной форме, которая есть в постановлении Госкомстата № 26. Если приказ оформляется на одного сотрудника, то используют форму № Т-6. Если в отпуск одновременно уходит несколько сотрудников, то приказ составляют по форме № Т-6а. Приказ на отпуск может быть оформлен так:| Унифицированная форма № Т-6Утверждена постановлением ГоскомстатаРоссии от 06.04.2001 № 26 | |||||||||||||||||
| ЗАО «Мир» | Код | ||||||||||||||||
| Форма по ОКУД | 0301005 | ||||||||||||||||
| по ОКПО | 40062011 | ||||||||||||||||
| (наименование организации) | |||||||||||||||||
| Номер документа | Дата | ||||||||||||||||
| ПРИКАЗ | 93 | 12.05.2003 | |||||||||||||||
| (расположение)о предоставлении отпуска работнику | |||||||||||||||||
| Предоставить отпуск | Табельный номер | ||||||||||||||||
| Привалову Ивану Павловичу | 12 | ||||||||||||||||
| (фамилия, имя, отчество) | |||||||||||||||||
| менеджеру | |||||||||||||||||
| (наименование профессии (должность)) | |||||||||||||||||
| отдела продаж | |||||||||||||||||
| (наименование структурного подразделения) | |||||||||||||||||
| ежегодный оплачиваемый отпуск | |||||||||||||||||
| (вид отпуска (ежегодный оплачиваемый, учебный, без сохранения заработной платы и другие)) | |||||||||||||||||
| за период работы с « 13 » июня 2002 года по «12» мая 2003 года | |||||||||||||||||
| на | 28 | календарных | дней | ||||||||||||||
| рабочих | |||||||||||||||||
| с « 13 » мая 2003 года по « 09 » июня 2003 года | |||||||||||||||||
| Руководитель организации | Генеральный директор | Михайлов | А.С. Михайлов | ||||||||||||||
| (должность) | (подпись) | (расшифровка подписи) | |||||||||||||||
| С приказом (распоряжением) ознакомлен | Привалов | « 12 » мая 2003 года | |||||||||||||||
| (подпись работника) | |||||||||||||||||
Как рассчитать отпускные
После того как директор подпишет приказ, бухгалтер начисляет и выплачивает сотруднику отпускные. Для этого он должен заполнить «Записку-расчет о предоставлении отпуска работнику» по форме № Т-60. Эту форму также можно найти в постановлении Госкомстата № 26. На лицевой стороне записки указывается период работы, за который предоставляется отпуск, количество дней отпуска, даты его начала и окончания. На оборотной стороне записки приводятся данные для расчета суммы отпускных, причитающейся сотруднику к выдаче. Здесь указывают:- период, учитываемый при расчете отпускных;
- количество дней в расчетном периоде;
- среднедневной заработок в расчетном периоде;
- количество дней отпуска;
- сумму отпускных к выплате.
Как рассчитать отпускные при не полностью отработанном расчетном периоде, покажет пример.Пример 2 Работник ООО «Вектор» Васильев уходит в отпуск 2 июня 2003 года на 28 календарных дней. Месячный оклад работника составляет 10 500 рублей. В расчетный период для определения отпускных вошли три месяца: март, апрель и май.Апрель и май отработаны Васильевым полностью, а в марте он проболел с 17-го по 19-е число включительно, то есть три рабочих дня. Всего в марте 20 рабочих дней. Таким образом, на отработанное время приходится 17 рабочих дней (20 – 3). В марте работнику начислена зарплата в сумме 8925 рублей (10 500 рублей: 20 дней х 17 дней).Продолжительность расчетного периода для исчисления отпуска была рассчитана так:17 дней х 1,4 + 29,6 дня х 2 месяца = 83 дня.Общая сумма начислений за расчетный период составила:8925 рублей + 10 500 рублей + 10 500 рублей = 29 925 рублей.Средний дневной заработок Васильева для определения отпуска бухгалтер «Вектора» посчитал так:29 925 рублей: 83 дня = 360,54 рубля. Размер отпускных составит:360,54 рубля х 28 дней = 10 095,12 рубля.Обратите внимание: в случае повышения в расчетном периоде оплаты труда зарплата за этот период увеличивается на коэффициент повышения окладов. Например, если сотрудник идет в отпуск в июле, а с мая его оклад повысили с 5 до 6 тысяч рублей, то апрельский заработок нужно увеличить в 1,2 раза (6000: 5000).Пример 3 Работник ЗАО «Мир» Дмитриев подал заявление о предоставлении ему отпуска с 12 мая 2003 года на 28 календарных дней. Расчетным периодом в этом случае будут февраль, март и апрель. Весь этот период отработан сотрудником полностью.Оклад Дмитриева с января по март был равен 4000 рублей. С апреля ему установлен оклад в размере 5000 рублей. Кроме того, в апреле Дмитриеву выплачена премия за высокие результаты в работе в сумме 3000 рублей.Для расчета отпускных зарплата работника за февраль и март должна быть увеличена в 1,25 раза (5000: 4000). Кроме того, в общую сумму выплат за расчетный период нужно включить премию.Размер начислений, учитываемых при расчете отпускных, будет равен:4000 рублей х 1,25 + 4000 рублей х 1,25 + 5000 рублей + 3000 рублей = 18 000 рублей.Размер среднедневного заработка для расчета отпускных составил:18 000 рублей: 3 месяца: 29,6 дня = 202,7 рубля.Сумму отпускных бухгалтер «Мира» определил так:202,7 рубля х 28 дней = 5675,6 рубля.Как отразить отпускные в учетеВ бухгалтерском учете отпускные относятся к расходам по обычным видам деятельности как расходы на оплату труда. Они облагаются ЕСН, взносами на страхование от несчастных случаев на производстве и налогом на доходы физлиц. Обратим внимание, что выплатить сотруднику отпускные нужно не позднее чем за три дня до начала отпуска. На это указано в статье 136 Трудового кодекса РФ.Зачастую период отпуска охватывает два соседних месяца. При этом любые расходы надо отражать в том периоде, к которому они относятся. Поэтому часть отпуска, приходящаяся на следующий за отчетным месяц, относится к расходам будущих периодов.Пример 4 Воспользуемся данными предыдущего примера. Часть отпуска работника, приходящаяся на май, равна 20 дням. Оставшиеся 8 дней (28 – 20) относятся к июню.ЗАО «Мир» занимается торговлей. Взносы на страхование от несчастных случаев организация платит по ставке 0,2 процента.Начисление и выплату отпускных Дмитриеву бухгалтер «Мира» отразил так:В маеДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 70– 4054 рубля (202,7 рубля х 20 дней) – начислены отпускные за май;ДЕБЕТ 97 КРЕДИТ 70– 1621,6 рубля (202,7 рубля х 8 дней) – включены в состав расходов будущих периодов отпускные за июнь;ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по налогу на доходы физлиц»– 738 рублей (5675,6 рубля х 13%) – удержан налог на доходы физлиц;ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 69-1, 69-2…– 1443,22 рубля (4054 рубля х 35,6%) – начислен ЕСН и пенсионные взносы на сумму майских отпускных;ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 69-1 субсчет «Взносы на страхование от несчастных случаев на производстве»– 8,11 рубля (4054 рубля х 0,2%) – начислены взносы на страхование от несчастных случаев на производстве на сумму майских отпускных; ДЕБЕТ 97 КРЕДИТ 69-1, 69-2…– 577,29 рубля (1621,6 рубля х 35,6%) – начислен ЕСН и пенсионные взносы на сумму июньских отпускных;ДЕБЕТ 97 КРЕДИТ 69-1 субсчет «Взносы на страхование от несчастных случаев на производстве»– 3,24 рубля (1621,6 рубля х 0,2%) – начислены взносы на страхование от несчастных случаев на производстве на сумму июньских отпускных;ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50– 4937,6 рубля (5675,6 – 738) – выданы отпускные.В июнеДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 97– 2202,13 рубля (1621,6 + 577,29 + 3,24) – включена в состав расходов сумма затрат на выплату отпускных, приходящаяся на июнь.В налоговом учете отпускные относятся к расходам на оплату труда. На это указано в пункте 7 статьи 255 НК РФ. Поэтому они уменьшают облагаемую налогом прибыль.